Ai cũng có thể làm việc thông minh và hiệu quả hơn, tuy nhiên phải biết cách. Bạn đọc cùng Appota News tìm hiểu về 7 thói quan giúp mọi người làm việc thông minh hơn dưới đây nhé:
Một ngày làm việc, bạn sử dụng thời gian như thế nào? Phát triển các thói quen tốt có thể giúp bạn xác định được điều gì là quan trọng, điều gì không. Làm việc với sự kỷ luật, quy hoạch và có tổ chức, bạn sẽ thấy công việc của mình hiệu quả hơn mà không lãng phí thời gian.
1. Nghỉ ngơi
Nghe có vẻ không liên quan lắm nhưng khi dành cả ngày để làm việc thì bạn nên dành ra cho mình vài phút nghỉ ngơi để khôi phục tinh thần và sức khỏe. Điều đó sẽ khiến năng suất và hiệu quả làm việc của bạn tăng lên một cách không ngờ.
Trên khía cạnh sức khỏe thì khi bạn thường xuyên đứng dậy, ra khỏi bàn để giúp mắt đỡ mỏi, ngăn chặn máu đông ở chân.
Nghiên cứu cho thấy việc nghỉ ngơi dù chỉ 5 phút thôi cũng giúp bạn lấy lại được sự tập trung. Buổi chiều là lúc chúng ta dễ cảm thấy mất tập trung nhất. Hãy dành ra một vài phút để nghỉ ngơi.
Một cách khác nữa là những buổi chiều làm việc uể oải đừng uống cà phê mà thay vào đó các món ăn nhẹ giúp tăng cường năng lượng cho não như quả việt quất và quả óc chó. Các chất béo và chất chống oxy hóa lành mạnh sẽ giúp nạp thêm năng lượng và tăng cường sự tập trung cho não bộ.
2. Tạo những thói quen lành mạnh hàng ngày
Dù bạn có tin hay không thì những việc chúng ta làm hàng ngày sẽ tạo thành thói quen. Việc phát triển các thói quen lành mạnh sẽ giúp bạn dễ dàng tiến tới thành công hơn và cũng đỡ vất vả hơn.
Hãy bắt đầu mỗi ngày của bạn một cách hiệu quả, như ngồi thiền, tập thể dục để cải thiện khả năng tập trung. Sẵn sàng cho buổi sáng hoàn hảo bằng cách chuẩn bị mọi thứ từ đêm hôm trước.
Việc kết thúc mỗi ngày làm việc của bạn cũng vậy. Đóng cửa sổ văn phòng khi ra về, dọn dẹp lại bàn làm việc để buổi sáng làm việc hôm sau tươi mới hơn thay vì khi đến văn phòng đập vào mắt bạn là một đống lộn xộn. Khi đó chắc chắn bạn sẽ mất sạch hứng thú làm việc và sự tập trung.
3. Có khoảng thời gian cố định “không bị làm phiền”
Làm việc tại nhà có nhiều tiện lợi nhưng cũng gặp nhiều phiền toái, khi mà bạn có thể bị làm phiền bất cứ lúc nào bởi những điều nhỏ nhặt nhất. Hãy xác định rõ ràng việc bạn cần có những khoảng thời gian nhất định không bị làm phiền, trừ trường hợp khẩn cấp.
Khi làm việc tại văn phòng bạn cũng có thể áp dụng tương tự. Hãy cho các đồng nghiệp của bạn biết khoảng thời gian bạn không muốn bị quấy rầy.
4. Chỉ đọc mail và vào mạng xã hội trong khoảng thời gian cố định
Bạn thường rơi vào tình trạng kiểm tra email hoặc vào mạng xã hội nhiều lần trong ngày. Điều này làm mất sự tập trung, đôi khi bạn phải mất 25 phút để thoát khỏi tình trạng này. Tắt các thông báo email hay Facebook và chỉ kiểm tra vào thời gian cố định, 1 lần buổi sáng và 1 lần buổi chiều nếu mọi việc không quá khẩn cấp.
5. Ưu tiên thực hiện 3 công việc trong danh sách công việc cần thực hiện
Chuẩn bị trước việc lên kế hoạch là điều bắt buộc nếu bạn muốn mọi thứ được thực hiện. Dù đã lên danh sách việc cần làm, hãy tập trung ưu tiên thực hiện chỉ 3 việc quan trọng nhất.
Bằng cách giới hạn danh sách công việc cần thực hiện chỉ còn 3 việc ưu tiên, danh sách của bạn sẽ trở nên dễ quản lý và không khiến bạn có cảm giác bị quá tải.
6. Phát triển một hệ thống quản lý thời gian
Filofax, Erin Condren hay Franklin Covey là những chương trình lên kế hoạch bằng cách viết tay rất phổ biến. Bạn có thể viết ra mọi thứ, điều này giúp cải thiện trí nhớ, ngoài ra trang trí thời gian biểu sẽ cho bạn thêm cảm hứng.
Nếu không thích các ứng dụng dạng viết tay, bạn có thể dùng những phần mềm và trang web như Trello, với tấm bảng, các thẻ được chia nhỏ, các nhãn với màu sắc khác nhau, và bạn có thể thêm nội dung vào mỗi tấm thẻ.
7. Sắp xếp không gian làm việc một cách có hệ thống
Sắp xếp các thư mục trong máy tính của bạn một cách có hệ thống. Đây là phương pháp hữu hiệu giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian. Sử dụng các nhãn trong Gmail hay các thư mục trên Outlook cho thư của bạn. Hãy làm cho mọi thứ gọn gàng và rõ ràng. Hãy tìm hiểu nhiều hơn nữa các phím tắt thay vì sử dụng chuột cho mọi lúc mọi nơi nhé.
Không chỉ là những không gian online mà phòng làm việc của bạn cũng nên được bài chí một cách ngăn nắp. Bạn cũng có thể quy định thời gian cố định trong tuần để loại bỏ những tài liệu không cần thiết hoặc đơn giản là phân loại lại giấy tờ (chiều thứ 6 chẳng hạn). Khi phòng làm việc của bạn được sắp xếp gọn gàng sẽ giúp bạn làm việc tập trung hơn, có hứng thú làm việc hơn.
Hy vọng với 7 thói quen giúp mọi người làm việc thông minh hơn trên đây sẽ phần nào giúp cho độc giả của Appota News có được tâm thái làm việc tốt và hiệu quả làm việc cao hơn.
