Email không chỉ giúp bạn làm việc nhanh và chuyên nghiệp hơn mà nó còn thể hiện bạn là con người như thế nào. Chính vì thế mà bất cứ ai cũng nên biết đến những thủ thuật sử dụng email bên dưới đây.
Theo một nghiên cứu Đại học London chỉ ra rằng những người thường xuyên kiểm tra e-mail có thể bị sụt giảm IQ lên tới 10 điểm, nhiều doanh nghiệp ước tính có thể thiệt hại 650 triệu USD mỗi năm do nhân viên chưa biết cách sử dụng email hiệu quả. Điều này càng chứng minh email có tầm quan trọng như nào.
1. Viết tốt tiêu đề của thư
Hãy thêm một động từ vào dòng tiêu đề (xác nhận, thảo luận, xem xét lại,…) để giúp người nhận hiểu được những gì họ cần làm một cách nhanh chóng. Cách làm này sẽ giúp tạo ra mục tiêu rõ ràng khi bạn viết email. Nhưng hãy chắc chắn rằng đó là những từ, cụm từ thân thiện.
2. Luôn đặt ra 5 câu hỏi khi soạn mail
Một email hiệu quả sẽ trả lời những câu hỏi: Bạn là ai? Bạn muốn gì? Tại sao bạn yêu cầu? Tại sao tôi nên giúp đỡ? Cái gì tiếp theo? Nếu bạn có thể, cố gắng nhớ 5 câu hỏi này hoặc thậm chí ba hoặc bốn câu hỏi để hạn chế sự phân tâm khi soạn mail. Đồng thời, cũng là cách để bạn giữ được trọng tâm khi làm việc.
3. Phân chia thời gian kiểm tra email hợp lý
Liên tục rà soát hộp thư là một sai lầm. Hãy tự thiết lập cho mình bộ đếm thời gian, chắc chắn bạn không muốn lãng phí hết thời gian vào email trong khi công việc trọng tâm còn chưa được giải quyết. Các chuyên gia khuyên bạn chỉ nên kiểm tra email 2 – 4 lần một ngày, khoảng 20 – 30 phút mỗi lần.
4. Kết hợp với các phương tiện liên lạc khác
Khi một cuộc thảo luận kéo dài và bạn cần reply (phản hồi) nhiều hơn 2 lần, hãy nhấc điện thoại lên hoặc nhấn ngay vào khung chat để trao đổi nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu bạn đang ra khỏi văn phòng, có thể chuyển tiếp tin nhắn vào mục khẩn cấp để kịp thời xử lí.
5. Không trả lời khi chưa biết rõ
Chỉ trả lời khi cần thiết và không cần phải trả lời với tất cả những email không khẩn cấp. Không trả lời khi không có câu trả lời rõ ràng, chính xác. Nên dành thời gian để hiểu rõ vấn đề sau đó bắt đầu trò chuyện hoặc trả lời đúng yêu cầu.
6. Tự động hóa mọi thứ có thể
Hủy đăng ký các địa chỉ, kênh thông tin gây phiền phức. Tự động di chuyển các mục không quan trọng vào một thư mục không lưu trữ. Sử dụng các công cụ như Google Calendar để sắp xếp các cuộc họp, loại bỏ chuỗi email quảng cáo, miễn phí…
7. Tập trung vào những email quan trọng
Chỉ nên giữ lại hai loại email trong hộp thư: chưa đọc và những email quan trọng liên quan đến công việc. Khi đó, bạn dễ dàng tập trung vào những gì bạn cần phải thực hiện.
Hãy biết cách tạo một email có ý nghĩa để người khác dễ đọc đồng thời quản lý email của mình thật chuyên nghiệp và hợp lý để tăng hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian bạn nhé.
