Trong bối cảnh Social Media phát triển và đang trở thành xu hướng như hiện nay thì Truyền thông nội bộ có những tác động rõ rệt đòi hỏi công ty, doanh nghiệp phải chú ý. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp tối ưu hóa truyền thông nội bộ?
1. Xây dựng chiến lược PR nội bộ với công nghệ hiện đại theo xu hướng
Hãy tập trung xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ lâu dài với mục tiêu tạo dựng một môi trường mở nhằm thu hút và giữ chân những ứng viên tiềm năng. Thực tế cho thấy, ngày nay nhân viên tại các doanh nghiệp, phần lớn đều sở hữu ít nhất một tài khoản mạng xã hội và có nhu cầu kết nối, mở rộng mạng lưới thông tin mọi lúc mọi nơi.
Đã đến lúc doanh nghiệp cần đón đầu xu thế và xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ với những công nghệ phù hợp nhằm đáp ứng kỳ vọng của nhân viên. Qua đó, góp phần thúc đẩy sự tương tác, tham gia đóng góp ý tưởng giữa nhân viên; nâng cao năng suất và hiệu quả công việc của họ.
2. Doanh nghiệp “Số hóa” kênh truyền thông nội bộ
Nhằm tối ưu hóa việc quản lý, truyền tải thông tin đến nhân viên, không ít doanh nghiệp đã tích hợp công nghệ điện toán đám mây vào các kênh truyền thông nội bộ. Theo thống kê từ trang The Paperless Project, nhân viên văn phòng thường mất đến hơn 30% quỹ thời gian của mình để tìm kiếm thông tin dưới định dạng giấy tờ. Đây quả thật là một con số không hề nhỏ. Bằng giải pháp “số hóa” kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa và giảm thiểu tối đa thời gian tìm kiếm và truy xuất dữ liệu cho đội ngũ nhân viên.
Ứng dụng điện toán đám mây vào truyền thông nội bộ sẽ giúp đơn giản hóa quá trình tìm kiếm và truy xuất dữ liệu của nhân viên.
3. Ưu tiên mục tiêu phát triển nhân viên
Trong thực tế, truyền thông nội bộ chỉ hiệu quả khi đáp ứng được kỳ vọng của nhân viên doanh nghiệp. Nếu chiến lược truyền thông nội bộ không thỏa mãn những kỳ vọng và nhu cầu phát triển nhất định của nhân viên, sẽ khó có thể đem lại hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp. Vì thế, truyền thông nội bộ không nên chỉ chú trọng vào mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, thay vào đó hãy xem mục tiêu phát triển của từng nhân viên như ưu tiên hàng đầu.
4. Lắng nghe nhân viên khi xây dựng truyền thông nội bộ
Lựa chọn xây dựng truyền thông nội bộ theo chiều ngang, kêu gọi nhân viên tham gia đóng góp ý tưởng và lên giải pháp sẽ mở ra cho doanh nghiệp vô vàn cơ hội phát triển. Trong giai đoạn bùng nổ thông tin việc duy trì phương thức truyền thông một chiều, bỏ qua ý kiến đóng góp từ nhân viên đang là một sai lầm nghiêm trọng. Chúng ta cần thừa nhận rằng nhân viên là nguồn thông tin rất quý giá đối với mỗi doanh nghiệp. Trụ sở của tập đoàn Bosh tại Ba Lan nhận định thông qua việc ứng dụng những ý tưởng và giải pháp cung cấp bởi đội ngũ nhân viên vào công việc đã giúp họ tiết kiệm đến gần 400 triệu Euro.
5. Sử dụng Enterprise Social Network (E.S.N) truyền tải thông tin
Theo thống kê gân đây của Trung tâm nghiên cứu Pew (Mỹ), ngày nay nhân viên dưới 35 tuổi có xu hướng muốn được tiếp cận nhanh chóng và tức thời với các nguồn thông tin. Việc phải chờ đợi quá lâu trước khi nhận được phản hồi từ cấp trên hoặc đồng nghiệp sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả công việc. Chính vì lý do này, để có thể tiếp cận và tăng hiệu suất cũng như sự gắn kết giữa bộ phận nhân viên trẻ, doanh nghiệp cần thay đổi phương thức truyền tải thông tin. Cụ thể, một số doanh nghiệp đã bắt đầu thay thế việc sử dụng email bằng cách phát triển truyền thông nội bô theo mô hình Enterprise Social Network (E.S.N) nhằm truyền tải những thông điệp chính xác, ngắn gọn và tức thời đến nhân viên.
Enterprise Social Network (E.S.N) sẽ cho phép doanh nghiêp truyền tải thông tin đến cho nhân viên một cách chính xác, ngắn gọn và tức thời.
6. Dựa vào Enterprise Social Network (E.S.N) để xây dựng Truyền thông nội bộ
Theo thống kê từ một nghiên cứu của McKinsey, việc xây dựng truyền thông nội bộ trên nền tảng Enterprise Social Network đã giúp tăng hiệu suất làm việc lên 23%, tương tác giữa các thành viên trong tổ chức tăng 22%, hòa nhập văn hóa tổ chức tăng 16% và kiến thức quản lý tăng 10%. Trong đó, 70% các tổ chức đã ứng dụng mô hình Enterprise Social Network phản hồi rằng các hoạt động cộng tác và truyền thông của doanh nghiệp đã thay đổi rõ rệt. Có đến 69% nhà lãnh đạo đánh giá hệ thống Enterprise Social Network giúp tăng cường trao đổi thông tin giữa các cấp, thúc đẩy việc triển khai và nắm bắt tốt hơn các sản phẩm và dịch vụ mới của doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp lớn trên thế giới đã ứng dụng mô hình Enterprise Social Network gồm: Tập đoàn Toshiba, Tập đoàn Hewlett-Packard, Công ty Viễn thông T-Mobile… Trong đó, Tập đoàn Toshiba cho biết doanh thu sau 6 tháng ứng dụng Enterprise Social Network tăng 30%; Tập đoàn Hewlett-Packard đánh giá rằng Enterprise Social Network cho phép nhân viên kết nối thông tin khách hàng nhanh gấp 4 lần so với các công cụ truyền thống.
Truyền thông nội bộ là một trong những điểm quan trọng liên kết, gắn bó, động viên nhân viên trong công ty, tăng hiệu suất làm việc. Trong bối cảnh như hiện nay, các doanh nghiệp, công ty hãy đổi mới và nắm bắt kịp thời xu hướng để xây dựng PR nội bộ tốt.
Tham khảo: brandsvietnam.com
